Unser Angebot für Agenturen

Ob Buchhaltung oder Backoffice – als administrativer Servicepartner erledigen wir das für euch. Und ihr könnt die so gewonnene Zeit für Projekte nutzen, die ihr liebt.

Wir bieten was ihr braucht.

Wir können: Finanzen & Controlling, Office Management, persönliche Assistenz, Human Resources. Und das nicht irgendwie, sondern kompetent, cool, gründlich und sympathisch.

Ihr könnt: Euch aussuchen, wobei wir euch unterstützen sollen. Wir schneidern unsere Leistungen genau auf eure Anforderungen zu. Denn wir wissen: Jede Agentur tickt anders.

Eure Wünsche, unser Angebot.

Was darf’s denn sein? Noch keine Vorstellung? Kein Problem, wir helfen gern. So könnte euer individuelles summarum Paket aussehen:


Wir übernehmen für euch:

  • Buchhaltung, Finanzplanung, & Controlling
  • Office Management
  • Assistenz 
  • Human Resources


Wir garantieren euch:

  • feste Ansprechpartner 
  • persönliches Onboarding 
  • regelmäßige Feedbacktermine
  • individuelle Kündigungsfristen
  • 1. Testmonat kostenlos

Unsere Leistungen

Finanzen & Controlling
  • Vorbereitungen zum Monats- und Jahresabschluss
  • Vorbereitungen zur Erstellung der Bilanz
  • Vorbereitungen zur Erstellung der BWA
  • Unterstützung bei der Finanzplanung
  • Kontinuierliche Cashflow-Planung
  • Belegbuchhaltung von Kreditoren/Debitoren
  • Buchung von Kreditkartenabrechnungen
  • Buchung von Barbelegen des Kassenbuchs
  • Reisekostenabrechnung/Spesen
  • Dokumentation offene Posten
  • Mahnwesen
  • Übernahme Zahlwesen/Onlinebanking
  • Vorbereitungen zur Lohnbuchhaltung
  • KSK-Prüfung/-Meldung
  • Vorbereitungen zur Buchung/Berechnung von Abschreibungen
  • Vorbereitungen zur Buchung von Anlagevermögen/Inventar
  • Stammdatenpflege in DATEV (Kunden/Lieferanten)
  • Abgleich Tagesgeschäft Steuerbüro
  • Abstimmungen zu Kontenrahmen
  • Gesprächsführung/Verhandlung mit Banken
  • Gesprächsführung/Abstimmung mit Steuerberatung
Office Management
  • Büroorganisation
  • Telefonzentrale
  • Kurierservice
  • Bestellwesen
  • Fuhrpark/Fahrzeuge/Mobilität
  • Gebäudemanagement
Assistenz
  • Persönliche Assistenz
  • Reiseplanung und -buchung
  • Reisekostenabrechnung
  • Terminplanung für die Geschäftsführung
  • Schriftwechsel und Dokumentenerstellung
Human Resources
  • Personalverwaltung
  • Administrative Unterstützung Recruiting
  • Support bei Personalgesprächen und Jobinterviews
  • Vertragswesen für Mitarbeiter/Freelancer
  • Erstellung von Kündigungen
  • Erstellung von Zeugnissen
  • Verwaltung von Urlaub
  • Verwaltung von Krankheit
  • Beantragung von Jobtickets/Fahrzeugen
  • Beantragung von Mobilfunkverträgen
  • Beantragung sonstige Sozialleistungen
  • Abstimmung Versicherungswesen
  • Abstimmung mit Steuerbüro zu Sozialleistungen/Gehältern

Ist das was? Das ist was!

Habt ihr Lust auf Rücken frei und Rückenwind? Dann lasst uns miteinander sprechen. Wir vereinbaren einen Termin und lernen uns kennen. Ihr erzählst uns, wo es bei euch knirscht und rumpelt. Wir hören aufmerksam zu, fragen nach und erstellen euch ein erstes Angebot. Also: Einfach melden – wir freuen uns auf euch! Antworten auf häufig gestellte Fragen findet ihr unten in den FAQ.
Termin vereinbaren

Eure Fragen & unsere Antworten

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit summarum?

Kurz: nach deinem Bedarf. Und irgendwie wie von selbst. Du wirst uns nämlich kaum bemerken. Außer natürlich insofern, als dass die Aufgaben, die du uns übergibst, erledigt werden. Wenn wir Rückfragen haben, melden wir uns bei dir auf einem gewünschten Kanal, also per E-Mail, Telefonanruf, WhatsApp-Sprachnachricht oder über unser Ticketsystem. Das gilt natürlich genauso für dich! Melde dich bei uns und wir helfen dir weiter! 

Wie läuft das Onboarding für Agenturen ab?

1. Das Onboarding

Noch einmal wird's kurz lästig, weil wir eine Menge Informationen von dir brauchen, damit wir anfangen können zu arbeiten. Eine Onboardingliste hilft dir und auch uns dabei, den Überblick zu behalten und alle Informationen einzusammeln. Zusammen mit unserem Leistungskatalog soll sie für dich einen ersten Leitfaden unserer Möglichkeiten darstellen.
 

2. Finanzen & Controlling

Wir schauen uns gemeinsam deinen jetzigen Prozess an und du entscheidest, welche Aufgaben du an uns übergeben möchtest. Das meiste erledigen wir direkt in DATEV. Ziel ist es, die komplette Buchhaltung zu digitalisieren. Entweder übernehmen wir die komplette Abwicklung mit deinem oder unserem externen Steuerberater oder wir helfen dir auf Wunsch dabei dich in DATEV einzuarbeiten und dich dort zurechtzufinden. Natürlich tasten wir uns da zusammen ran. Alles kann, nichts muss. Du musst dich wohl dabei fühlen und wir können nach und nach immer mehr Aufgaben übernehmen. So wie bei einem neuen Mitarbeiter eben.
 

3. Office Management

Hier brauchen wir im Wesentlichen nur eine Info: Was willst du abgeben?

  • Bestellwesen: Leite uns deine Benutzerzugänge zu deinen bestehenden Bestell-Portalen weiter. Oder du sagst was du brauchst, und wir bestellen für dich und hinterlegen deine Bezahldaten. Wir schneiden auch mit, wenn sich ein regelmäßiger Turnus abbildet, und bestellen dann proaktiv mit deiner Zustimmung.
  • Services rund ums Office: Da stehen immer wieder Dinge an, die ganz individuell sein können. Sei es Recherche für einen neuen Reinigungsdienst, Büropflanzen- oder Hausmeisterservice oder vielleicht ein ganz anderes Anliegen. Melde dich bei uns und wir finden eine Lösung. 
  • Willst du deine Telefon-Zentrale auf uns umleiten? Sag uns Bescheid, wir stellen deine persönliche Durchwahl auf summarum um. Alle Telefonate werden angenommen und für dich nachgehalten. 
     

4. Assistenz

Vor allem die persönliche Assistenz. Hier kann es sinnvoll sein, dass du uns einen Zugang zu deinem Kalender gibst und eine Mailadresse mit eurer Signatur für uns einrichtest. So können wir im Namen deines Unternehmens agieren und kommunizieren. Vielleicht fehlt auch die Zeit, ein paar Blümchen für ein neues Teammitglied zu bestellen, trau dich deine Anforderungen und Wünsche an uns zu kommunizieren. Wir versuchen gerne alles möglich zu machen. 
 

5. Human Resources

Hier profitierst du besonders von unserem Vertragsbaukasten. Da ist alles drin, was du brauchst. Schick uns deine Wordvorlage – alle Verträge setzen wir in deinem Design auf. Es funktioniert hier also alles auf Zuruf. Im besten Fall haben wir alle Verträge deiner Mitarbeiter vorliegen. Wenn es Vertragsanpassungen oder Dokumentenanpassungen bedarf, haben wir direkt alle Daten vorliegen. Diese Daten geben wir selbstverständlich direkt an den Steuerberater in die Lohnbuchhaltung weiter. Das gilt auch für andere Sozialleistungen, Bezüge etc. Wir sind also deine persönliche HR-Abteilung. Wir sind natürlich keine Rechtsberatung, leiten dein Anliegen aber nach Abstimmung gerne an unsere externen Anwaltspartner weiter. Verwaltung von Urlaub oder Krankheit ist auch kein Problem, die AU kann direkt an uns weitergeleitet werden. Wir kümmern uns um die Eintragung in dein Agentursystem und geben die Info auch direkt ans Steuerbüro.


Persönlich. Du hast deine eine Ansprechpartnerin.

Die steht dir für jede Frage zur Verfügung. Wenn du etwas nicht verstehst, ein Anliegen hast oder vielleicht etwas auf dem Herzen hast, von dem du nicht richtig weißt, ob wir das auch übernehmen können. Deine Ansprechpartnerin ist jederzeit für dich da und kümmert sich um all deine Anliegen, verteilt sie im summarum-Team weiter, wo dein Anliegen bearbeitet wird. Du kommst also nicht durcheinander, mit wem du jetzt eigentlich sprechen musst. Übrigens: Unser Kundenportal mit Ticketsystem und Datenspeicher für deine Dokumente und Belege kannst du ohne Aufpreis nutzen! 

Wir freuen uns auf dich! 

Welche Daten muss ich euch übergeben?

Damit wir direkt voll durchstarten können, benötigen wir zunächst jede Menge Informationen von dir. Also immer her mit allem, von dem du glaubst, es könnte für uns interessant und wichtig sein. In einem persönlichen Kennenlerntermin ist eine ausführliche Onboardingliste mit dabei. So geht nichts verloren und du hast eine erste Orientierungshilfe was im nächsten Schritt zu tun ist. Dabei gilt natürlich immer: Es gibt keine doofen Fragen von dir, höchstens welche von uns wenn wir uns durch deine Unterlagen wuseln. 

Wie läuft der Prozess bei individuellem Angebot für Agenturen?

Bis zu einem Jahresumsatz von 150.000 € läuft alles einfach über unsere Preispakete. Ab einer Anzahl von 300 Belegen und einer jährlichen Umsatzgröße von mehr als 150.000 € wird auch die Buchhaltung etwas komplexer. Deshalb gehen wir ab dieser Größenordnung zunächst gemeinsam mit dir einen Leistungskatalog sowie eine Onboarding-Checkliste durch und unterhalten uns über die einzelnen Dienstleistungen. Sobald Bedarf und Umfang geklärt sind, bekommst du von uns ein offizielles Vertragspaket. Dann hätten wir das Gröbste geschafft und können eigentlich direkt durchstarten.

Grundsätzlich lautet die Lösung: immer her mit allem, von dem du glaubst, dass es für uns interessant und wichtig sein könnte. Das gilt auch für Meinungen und Erfahrungswerte. Wo hat es in der Vergangenheit schon mal geklemmt? Wo wünschst du dir ein anderes Vorgehen oder mehr Informationen? Immer raus mit der Sprache!

Wo kann ich meine Belege ablegen?

Guter Punkt! Wir haben extra eine eigene Web-Anwendung mit Kundenportal und Datenspeicher entwickelt. Wenn du diese nutzen möchtest kannst du per Upload einfach Belege hochladen, dann sortieren und zuordnen. Wir unterstützen dich gern dabei. Die komplette Buchung in DATEV sowie den Monatsabschluss übernehmen ohnehin wir für dich. Im Beleg-Archiv hast du immer Zugriff auf alle deine Belege und findest durch die integrierte OCR-Erkennung immer die Belege, nach denen du suchst. Unter Reports findest du Monats- und Jahresabschlüsse sowie weitere wichtige Unterlagen. Über unsere Tickets findest du alle offenen und geschlossenen Anfragen. Und kannst jederzeit mit uns in Kontakt treten.

Bald steht dir dort auch der summarum macht's-Joker zur Verfügung. So kannst du die Vorsortierung sowie die Buchungsfreigabe auch komplett an uns abdrücken. ;-) Zudem hast du für einen kleinen Aufpreis jederzeit die Möglichkeit, deine Belege auch unsortiert im Schuhkarton an uns zu übermitteln. 

Was, wenn die Chemie nicht stimmt? #kündigung

Kaum vorstellbar, denn wir sind ja nicht nur kompetent, sondern auch noch supernett. Aber es kann natürlich trotzdem mal passieren, dass man nicht ganz auf der gleichen Frequenz funkt. In diesem Fall machen wir kein Drama draus, sondern dir den Abschied leicht: Du hast natürlich die Möglichkeit im Rahmen deiner Kündigungsfristen, den bestehenden Vertrag zu kündigen. Und die Tür ist damit ja nicht zu. Wann immer du wieder eine unserer Leistungen buchen möchtest, freuen wir uns darauf, dich wieder begrüßen zu dürfen!

 

Welche Rolle nimmt summarum ein?

summarum ist quasi ein neuer Mitarbeiter und Kollege. Wir sind Teil des Unternehmens (Agentur) oder dein neuer Arbeitspartner (Freelancer). Und als solcher stehen wir dir immer zur Seite. Wir erledigen all das, wofür du gerade keine Zeit hast. Oder worauf du gerade einfach gerade keine Lust hast. Dabei sind wir jederzeit verfügbar, denn summarum macht nie Urlaub, ist nie krank. Klar, wir brauchen auch mal eine Pause. Aber davon merkst du nichts: Die Arbeit ist erledigt, wenn sie erledigt sein soll. Punkt.

Welche Personen arbeiten bei summarum?

Jeder von uns verfügt über langjährige Agentur-Erfahrung. Deshalb wissen wir auch, worüber wir reden. Man könnte auch sagen: Wir sprechen fließend Werbisch. All die in der Kreativbranche gängigen Prozesse, Insights und Buzzwords sind uns bekannt. Und wir übersetzen sie so, dass auch externe Dienstleister wie Steuerberater sie verstehen. Andersherum helfen wir dir zum Beispiel dabei, Buchhaltungs-Deutsch zu verstehen. Und pssst: Wir machen das total gern!

Konkret findet ihr bei uns Bilanzbuchhalter, Buchhalter, Officemanager, HR-Manager, Assistenzkräfte, Key-Accounter sowie Projektmanager. Zudem haben wir tolle externe Partner, ohne die es ebenso nicht geht. Das wären: Designer, Texter, Webspezialisten und unsere Rechts- und Steuerexperten! Natürlich alle: m/w/d! 

Habe ich immer einen festen Ansprechpartner?

Yes! Anna übernimmt als Key Accounterin alle ersten Anfragen und kümmert sich um die Weiterverteilung im Team. Gibt es spezielle Anforderungen und Anfragen, zögern unsere Spezialisten nicht, direkt mit dir Kontakt aufzunehmen. So bleiben die Wege kurz und niemand spielt Stille Post. Gibt es ein persönliches/digitales Kennenlernen, werden sich dir auch unsere Geschäftsführer Patricia und Bernhard vorstellen.

Sind meine Daten bei euch sicher?

Ja absolut. Verlass dich drauf. Wenn du genauer wissen willst, wie wir das garantieren können, schau dazu gerne in unserer Datenschutzerklärung rein.